Kymsote: käyttäjälähtöinen suunnittelu rakennushankkeissa

”Toimiessaan konsultoivana arkkitehtitoimistona Kotkan uudessa sote-keskushankkeessamme, Laitila Arkkitehdit esiintoi halukkuutensa kehittää omaa toimintatapaansa ja suunnitteluprosessejaan käyttäjälähtöisimmiksi siten, että sekä tilaajan että suunnittelijan haastava lähtökohta – tarkoituksenmukainen ja toimiva loppukäyttötila taloudellisesti hyväksyttävissä olevin panoksin – mahdollistuisi ja yhteinen tavoite realisoituisi mahdollisimman hyvin.”

–Markku Kaarlela, Kymsote

Käyttäjälähtöistä suunnittelua terveysalan asiantuntijoille ja asiakkaille

Käyttäjälähtöisyys on ollut ohjaava voima kaikessa suunnittelussamme jo aiemminkin. Kaipasimme kuitenkin käyttäjälähtöiseen tekemiseemme selkeämpiä prosesseja ja konkreettisia työkaluja, jotka mukautuisivat hyvin erilaisiin projekteihin ja tuottaisivat käyttökelpoista käyttäjäymmärrystä suunnitteluprosessin tueksi.

Projektin tarkoituksena oli myös kerätä näyttöä siitä, miksi kallisarvoista aikaa ja rakennusprojektien budjettia tulisi käyttää käyttäjäymmärryksen kerryttämiseen ja käyttäjien kuulemiseen muissakin hankkeissa. Pilottina toteutimme käyttäjälähtöisen suunnittelun projektin Kymsotelle, jolle suunnittelemme uusia toimitiloja Kotkaan.

Käyttäjälähtöisyyden kehittämisen prosessimme lähti liikkeelle syksyllä 2020, kun aloitimme yhteistyön Solitan palvelumuotoilijoiden kanssa ja projektiin soveltuva asiakaskin löytyi. Haastattelimme solitalaisten kanssa sidosryhmiä, kuten terveysalan palveluiden käyttäjiä, työtekijöitä ja muita ammattilaisia. Rakensimme haastattelujen pohjalta materiaalipaketin siitä, mitkä asiat tuovat kullekin ryhmälle lisäarvoa ja kehitimme samalla prosessia, jolla käyttäjiltä saadaan mahdollisimman paljon arvokasta tietoa talteen.

Solita koosti yhteistyömme pohjalta käyttäjälähtöisen suunnittelun pelikirjan, johon sisällytettiin meidän työllemme olennaiset metodit, työkalut ja koulutusmateriaalit. Tätä pelikirjaa tullaan soveltamaan myös tulevissa hankkeissa.

Korona-aika toi omat haasteensa projektiin, sillä hoidimme turvallisuussyistä kaikki haastattelut etäyhteyksien välityksellä. Toisaalta saimme paljon arvokkaita oppeja siitä, miten kerryttää käyttäjäymmärrystä ilman, että olemme käyttäjien kanssa fyysisesti samassa tilassa. Tämä mahdollistaa haastattelujen ja yhteissuunnittelun toteuttamisen myös silloin, kun osallistujat ovat esimerkiksi eri puolilla Suomea.

Ymmärrystä myös tuleviin projekteihin

Käyttäjälähtöisen suunnittelun tärkeys korostuu rakennusprojekteissa. Suunnitteluprosessi tuottaa dataa, joka kantaa läpi rakennushankkeen eri vaiheiden ja toimii tiimin ohjenuorana, vaikka tekijät vaihtuisivat projektin edetessä. Käyttäjäymmärryksellä pystytään myös perustelemaan tehtyjä päätöksiä projektin eri osapuolille: suunnitteluvalintoja ei tehdä fiilispohjalta tai suunnittelijan mieltymysten mukaan, vaan aidosti sen perusteella, mikä palvelee tilan loppukäyttäjiä parhaiten.

Käyttäjälähtöisen suunnittelun kehitysprojekti toi paljon arvokasta tietoa sekä työn alla ollutta Kymsoten rakennushanketta että tulevia projekteja varten. Käyttäjähaastattelut ja yhteissuunnittelu toivat esiin useita hankkeelle olennaisia yksityiskohtia, jotka vain tilaa säännöllisesti käyttävät olisivat osanneet tuoda esiin. Toivomme ja uskomme, että Kotkan sote-keskuksen uusista tiloista tulee niiden valmistuessa niin terveysalan ammattilaisia, sidosryhmiä kuin asiakkaitakin entistä paremmin palveleva kokonaisuus.

Aika on arvokasta, ja saimmekin projektista oppeja siihen, miten saada käyttäjiltä mahdollisimman paljon arvokasta tietoa lyhyenkin haastattelun aikana. Käyttäjille itselleen ei välttämättä ole selvää, mitkä ovat suunnittelijalle olennaisia tietoja, mutta oikeilla työkaluilla sekä haastattelija että haastateltava pääsevät samalle sivulle puhumaan yhteistä kieltä.

Vaikka rakennusprojektin alussa ajan ja budjetin käyttäminen käyttäjäymmärryksen kartuttamiseen voi tuntua tuhlaukselta, kokonaisuuden kannalta tämä kuitenkin kannattaa ja voi jopa tuoda huomattavia säästöjä työtunteihin hankkeen myöhemmässä vaiheessa, kun suunnittelu tehdään kerralla sellaiseksi, että se palvelee käyttäjiä ja priorisoi heidän tarpeensa.

Käyttäjälähtöisiä ratkaisuja sinun hankkeeseesi

Tarjoamme käyttäjälähtöisen suunnittelun palveluita sekä omana kokonaisuutenaan että osana muita projekteja. Jos olet kiinnostunut kuulemaan lisää siitä, miten tuomme käyttäjälähtöistä ajattelutapaa mukaan suunnitteluprosesseihimme, ota meihin yhteyttä.